LES COMPTABLES ONT-ILS LA TÊTE DANS LES NUAGES ?

Le cloud symbolise la dématérialisation des logiciels et des données qui ne sont plus installés et sauvegardés sur les ordinateurs des entreprises ou des particuliers, mais dans des data centers. Ces centres accueillent de nombreux serveurs, stockent les données et les rendent accessibles via Internet. Ainsi, lorsque tu utilises le cloud, tu te connectes à un serveur qui te donne accès à un service et enregistre tes informations. Le cloud est aujourd’hui omniprésent, la solution la plus connue est probablement la suite Google. Lorsque tu crées un document texte, un tableau, ou que tu télécharges des images sur ton espace drive, tu utilises le cloud et tes données sont sauvegardées sur les serveurs de Google. Dès que tu te connectes, elles te sont restituées sans être téléchargées, et ce, quel que soit l’appareil que tu utilises.

Plusieurs éditeurs ont développé des logiciels de comptabilité disponibles en ligne, via un navigateur. Il est donc possible de retrouver toutes les fonctionnalités des solutions classiques, directement sur Internet. Pourquoi un tel engouement des professionnels pour les logiciels en ligne ? Tout simplement parce qu’ils présentent de nombreux avantages pour les entreprises et les comptables. La révolution ne concerne pas tellement les outils qui gardent sensiblement les mêmes fonctionnalités. En revanche, le  cloud permet surtout plus de flexibilité, de simplicité et de réduire les coûts. En particulier parce que tu n’as plus besoin d’acheter un logiciel dans son intégralité. Avec les clouds, tu t’abonnes à un service et tu as le choix entre plusieurs forfaits qui te permettent de choisir les options de ton choix. Ainsi toutes les entreprises peuvent désormais accéder à des services qui étaient, jusqu’à présent, plutôt réservés aux grandes entreprises.

Les possibilités dépendent surtout de l’abonnement et de l’éditeur que tu choisis. Tu retrouveras tout de même les mêmes services principaux qui te permettent de gérer la comptabilité de ton entreprise. Voici une liste non exhaustive des prestations que tu peux avoir sur le cloud.

C’est généralement la page d’accueil de ton logiciel en ligne. Un tableau de bord qui regroupe les informations principales sur la comptabilité de ton entreprise. En un coup d’œil, tu as accès à tes derniers paiements, tes factures, ta trésorerie, les performances de ta société… C’est très utile pour avoir un aperçu rapide de l’ensemble des finances avec des courbes et des graphiques qui te montrent l’évolution des chiffres.

Avec le cloud, tu peux consulter le tableau de ta trésorerie en temps réel. Tu peux ainsi voir les entrées et les sorties d’argent actualisées et tu sais exactement quelles sont les liquidités disponibles. Ta direction peut donc plus facilement prendre des décisions grâce à des données financières fiables et à jour.

Éditer des devis et des factures en quelques clics, les comptabiliser automatiquement et les sauvegarder dans un coffre-fort numérique… Le cloud te facilite la vie ! Plus besoin de chercher pendant des heures les documents rangés dans des classeurs, ils sont tous disponibles dans ton espace de stockage en ligne. Il n’a jamais été aussi simple de consulter tes factures et de les envoyer à tes clients. Il en est de même pour les bons de commande et les notes de frais. Tout est sauvegardé au même endroit !

Cette fonctionnalité te permet d’avoir une vision de la performance de ton entreprise. Tu peux ainsi consulter la rentabilité de ton activité à tout moment. C’est un outil d’aide à la décision particulièrement utile pour piloter une société au quotidien. Elle te permet, notamment, d’ajuster ta stratégie financière en identifiant les coûts et les potentiels leviers de croissance.

Tu peux aussi générer des fiches de paie grâce aux logiciels en ligne. Des bulletins dématérialisés que tu peux imprimer ou qui sont consultables en ligne directement par les salariés. La fiche de paie numérique possède la même valeur juridique qu’un bulletin papier, alors pourquoi se compliquer la vie quand on peut les sauvegarder et les télécharger à tout moment ?

Nous avons déjà abordé quelques-uns des nombreux avantages de la dématérialisation de la comptabilité. Pour résumer, le cloud permet de rendre ton travail plus simple, plus rapide, plus fiable, moins coûteux et donc plus efficace.

Adieu les sauvegardes que tout le monde oublie de faire, le disque dur perdu, l’ordinateur qui tombe en panne, les pertes de données en cas de sinistre et le piratage des informations !

Tous tes documents et tes données sont sauvegardés dans les data centers, de véritables forteresses de l’information. Dans ces centres, une armée de serveurs et de mesures de sécurité préservent tes précieuses données contre toute intrusion et suppression.

Puisque tu n’as besoin que d’un navigateur pour te connecter à ton logiciel de comptabilité, tu peux le faire n’importe où et avec l’appareil de ton choix. Au bureau, en télétravail, sur une tablette, voire un téléphone portable, tes données sont accessibles à tout moment. Mieux, plusieurs utilisateurs peuvent se joindre à toi pour travailler, ensemble ou séparément, en même temps. Fini le partage d’un poste de travail ou d’un disque dur, d’une clé USB pour les plus anciens. En revanche, ceux qui travaillent encore avec des CD ou des disquettes ne peuvent plus être sauvés.

En compilant toutes les informations et les documents au même endroit et en les rendant accessibles en quelques clics, tu vas gagner beaucoup de temps. Les interfaces intuitives permettent aussi aux non spécialistes d’obtenir les données qu’ils recherchent. Davantage d’autonomie donc pour tout le monde et plus besoin de ranger, trier, sortir, puis re reganger des papiers par dizaines. Tu auras accès à toutes les données actualisées en temps réel, sans le moindre effort.

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne ne requiert qu’un navigateur performant et une connexion à Internet. Tu n’as donc pas besoin d’acheter des ordinateurs puissants, du matériel de stockage et d’entretenir toutes ces machines qui se détériorent vite. Tu évites aussi surtout la longue installation d’un logiciel volumineux sur tous les postes de travail, qu’il faut régulièrement mettre à jour un par un. Tu utilises le cloud avec n’importe quel appareil capable de naviguer sur Internet et ton logiciel s’actualise tout seul, automatiquement. On peut difficilement faire mieux en termes de réduction de coûts et gain de temps !

Un autre avantage, et pas des moindres, c’est l’automatisation du traitement des données et des tâches. Les logiciels en ligne simplifient la partie administrative, en particulier en réduisant les saisies manuelles des données. Tu peux ainsi retrouver rapidement tes documents comptables et factures et recevoir des notifications pour t’alerter de l’évolution des chiffres. En automatisant l’enregistrement des informations, tu limites également les risques d’erreurs et tu augmentes la vitesse d’exécution de cette activité redondante. L’IA se charge de compiler les données et toi, tu n’as plus qu’à les interpréter et te concentrer sur la stratégie financière, plutôt que la saisie.

Le cloud apporte ainsi son lot de nouveautés et révolutionne les pratiques financières dans les entreprises. À la vue des nombreux avantages de la dématérialisation, on imagine mal une société se passer de toutes ces fonctionnalités. Il y a donc du bon à avoir la tête dans les nuages quand on fait de la comptabilité et c’est dans cette optique que l’IGEFI adapte ses programmes aux dernières évolutions des métiers de la finance.

Alors, prêt à monter au 7ᵉ Ciel ?